Catégorie E : Gestion des ressources humaines

Habileté 3 : Former le personnel

3.1 reconnaître les avantages de la formation

a) améliore :

• les possibilités de développement des carrières
• l'avantage concurrentiel de l'entreprise, de la communauté et de la région
• la confiance et la satisfaction professionnelle des employés et employeurs
• le service à la clientèle
• l’engagement des employés
• le moral des employés
• l'image et la crédibilité de l'entreprise
• la performance
• la productivité
• le professionnalisme
• le profit
• l’estime de soi
• l’esprit d’équipe

b) réduit :

• l'absentéisme
• les accidents
• les erreurs
• les facteurs d’inefficience
• les malentendus
• le stress
• le renouvellement du personnel

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3.2 identifier les éléments du guide de l'employé

a) initiation à l'entreprise :

• historique
• énoncé de mission
• buts et objectifs
• structure organisationnelle (ex. : description des tâches pour le poste et sa relation par rapport aux autres postes)
• plans d'avenir

b) politiques et procédures de l’entreprise, par exemple :

• code relatif à la tenue vestimentaire
• façon d’établir les rapports
• restrictions concernant l’usage du tabac
• remboursement des dépenses

c) législation

d) consignes de sécurité

e) procédures d'urgence

f) renseignements techniques (ex. : utilisation du système téléphonique, qui appeler en cas de panne)

g) explication de l’ensemble des avantages sociaux (ex. : assurance collective, congés de maladie, vacances)

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3.3 assurer l'initiation des nouveaux employés

a) souhaiter la bienvenue à l’employé dans l’entreprise

b) organiser une séance d'initiation visant à renseigner les nouveaux employés sur l'entreprise, par exemple :

• structure des rapports hiérarchiques
• buts et objectifs
• historique
• énoncé de mission
• structure organisationnelle
• philosophie
• politiques et procédures (ex. : pauses, périodes de paie)

c) encourager les questions

d) faire visiter les installations et les aires de travail :

• présenter les employés
• indiquer les commodités (ex. : toilettes, douches)
• expliquer les procédures d'urgence
• signaler l'équipement de sécurité

e) décrire les responsabilités inhérentes au poste et les attentes relatives au rendement, par exemple :

• passer en revue la description de tâches
• passer en revue les directives de produits
• indiquer les lois pertinentes (ex. : avis obligatoire de cessation d'emploi)
• fournir les manuels d'utilisation de l'équipement

f) finaliser la documentation relative à l'emploi

g) effectuer un suivi peu après que l'employé a commencé à travailler (ex. : après une semaine) :

• solliciter des commentaires sur la séance d'initiation
• s'assurer que le nouvel employé comprend :
  • le fonctionnement
  • les tâches et les responsabilités inhérentes à son poste

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3.4 planifier la formation des employés

a) déterminer les besoins des employés en matière de formation :

• revoir les descriptions de tâches
• identifier la formation exigée par la Loi (ex. : manipulation des substances chimiques)
• considérer les besoins en formation qu’entraîne le changement :
  • considérer les changements technologiques
• solliciter les suggestions des employés en matière de besoins de formation
• revoir les plaintes et les problèmes courants
• identifier les points forts des employés et les points à améliorer, par exemple :
  • service à la clientèle
  • tenue de caisse
  • sécurité

b) classer les besoins en formation par ordre de priorité (ex. : évaluer les habiletés du personnel)

c) identifier les objectifs de formation (ex. : description des habiletés à apprendre)

d) déterminer les méthodes d'évaluation (ex. : la façon dont les habiletés seront mesurées)

e) déterminer les ressources disponibles (ex. : ateliers professionnels, moniteurs privés, directives professionnelles, programmes à frais partagés)

f) choisir les méthodes de prestation, compte tenu :

• du budget
• des choix possibles, par exemple :
  • démonstrations présentées sur place
  • encadrement
  • séances pratiques
  • séminaires de formation (ex. : sur place, à l'extérieur)
  • réunions individuelles ou collectives
  • activités d'apprentissage (ex. : jeux de rôle, expérience pratique de travail)

g) finaliser les détails des séances de formation, par exemple :

• contenu de la séance
• participants potentiels :
  • assurer le remplacement temporaire des employés en formation (ex. : réorganiser le travail)
• date, heure et lieu
• outils de formation (ex. : vidéos)
• instructeurs

h) communiquer les détails aux participants potentiels :

• communiquer les attentes (ex. : envisager de demander aux participants de partager leur savoir avec leurs collègues de travail, après leur formation)

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3.5 donner une séance de formation à l’interne

a) établir un environnement propice à l'apprentissage :

• mettre les employés à l'aise

b) suivre le plan de la séance de formation, par exemple :

• revoir le programme
• expliquer :
  • les objectifs et le bien-fondé de la formation
  • l'importance d’atteindre les directives industrielles
  • les connaissances et les habiletés à acquérir
• poser des questions au sujet des attentes :
  • répondre aux préoccupations et idées fausses
  • adapter la séance en fonction des attentes, compte tenu du :
    • temps alloué
    • but de la séance
• enseigner ou démontrer
• fournir :
  • la possibilité de pratiquer
  • une rétroaction aux participants

c) encourager les questions et la participation tout au long de la séance

d) s’assurer que les participants comprennent les nouveaux concepts ou habiletés :

• tester les habiletés ou les connaissances

e) reconnaître l'accomplissement satisfaisant de la formation (ex. : remettre des certificats, diffuser la nouvelle dans le bulletin de l'entreprise)

f) évaluer le programme de formation :

• solliciter les commentaires des employés
• mesurer l'impact (ex. : augmentation des ventes, réduction des accidents)
• comparer les résultats aux attentes

g) effectuer un suivi, par exemple :

• consigner les présences
• consigner et classer les commentaires (ex. : négatifs et positifs)
• répondre aux commentaires
• revoir et modifier la séance de formation, selon le besoin
• aviser les clients du perfectionnement des habiletés, le cas échéant
• mettre à jour le dossier du personnel

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3.6 encourager le perfectionnement professionnel continu

a) considérer les capacités des employés

b) reconnaître le potentiel des employés :

• fournir des possibilités d’avancement

c) fournir aux employés des possibilités de formation individuelle (ex. : fournir une orientation professionnelle à chaque employé)

d) assurer l'encadrement des employés, par exemple :

• adopter une approche informelle (ex. : le ton de la conversation)
• observer l'employé avant de lui fournir des commentaires
• communiquer tout commentaire de façon positive :
  • mettre l’accent sur la façon correcte d'effectuer une tâche
  • traiter d'une habileté à la fois pour éviter d'accabler l'employé
• adapter les commentaires aux besoins particuliers de l'employé :
  • élaborer à partir des connaissances et des habiletés que l'employé maîtrise

e) déléguer de nouvelles responsabilités :

• tenir compte de la charge de travail actuel des employés

f) tirer parti des possibilités de formation offertes à l'externe (ex. : formation assurée par les fournisseurs, apprentissage, formation dans des secteurs connexes)