Catégorie E : Gestion des ressources humaines

Habileté 4 : Gérer le rendement du personnel

4.1 reconnaître l'importance des dossiers du personnel

a) exigés par la législation du travail

b) contenant les renseignements nécessaires pour :

• préparer la paie
• établir et surveiller le cheminement professionnel des employés (ex. : examens de rendement, heures travaillées)
• décider des promotions internes
• assurer le perfectionnement professionnel
• déterminer les responsabilités en cas de problème éventuel, par exemple, pour :
  • prouver que la formation nécessaire a été dispensée
  • prouver que l’employé a été réprimandé
  • établir les motifs de renvoi

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4.2 tenir les dossiers du personnel

a) recueillir les documents pertinents, par exemple :

• accréditations (ex. : certificats, diplômes, permis, licences)
• formule de demande d'emploi
• régime d’avantages sociaux (soins médicaux et dentaires)
• lettres de recommandation
• lettre de confirmation d’offre d’emploi
• personne à contacter en cas d’urgence :
  • nom
  • numéro de téléphone
• signature de l'employé signifiant l'acceptation des politiques de l'entreprise
• formule d'entrevue et commentaires
• notes de l'entrevue de fin d'emploi
• décompte des jours de congé et/ou de maladie pris ou exigibles
• formules de paie/d'impôt
• examens de rendement
• documents relatifs aux mesures disciplinaires (ex. : lettres, avertissements)
• curriculum vitæ
• documents relatifs à la formation de l'employé

b) mettre à jour les dossiers actifs selon le besoin (ex. : deux fois par an)

c) garder les dossiers du personnel en lieu sûr :

• en protéger le caractère confidentiel en tout temps

d) conserver les dossiers conformément à la politique de l'entreprise et à la législation

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4.3 établir les horaires du personnel

a) communiquer les politiques et procédures, par exemple :

• comment demander des congés ou changer de quart de travail
• jour où l'horaire de travail de la semaine est établi et affiché
• quand l’employé est en droit de réclamer des heures supplémentaires

b) déterminer les besoins en personnel en tenant compte des :

• tâches spéciales
• tranches horaires (ex. : occupées ou calmes)

c) élaborer l'horaire en tenant compte, notamment, des facteurs suivants :

• heures d'ouverture
• législation de l'emploi
• contraintes budgétaires (ex. : coût de la main d'œuvre)
• dimensions et limites des locaux
• dates de livraison à la clientèle
• jours fériés
• réservations
• congés annuels
• demandes des employés
• nombre d'employés exigés à la même époque l'année précédente

d) revoir l'horaire pour s'assurer que tous les quarts de travail et les postes sont couverts

e) finaliser l'horaire

f) communiquer l'horaire aux employés (ex. : afficher l'horaire bien en vue)

g) aviser les employés concernés de tout changement éventuel apporté à l'horaire affiché

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4.4 identifier les avantages des réunions du personnel

La tenue de réunions du personnel :

a) donne la priorité aux questions et aux préoccupations qu’il faut résoudre

b) fournit des occasions propices aux activités suivantes :

• communication et rétroaction
• fixation des objectifs
• reconnaissance des employés
• planification et surveillance des activités
• mise à jour des produits et services
• échange d’idées
• formation et éducation continues

c) démontre l’intérêt du propriétaire/exploitant pour le personnel et les activités de l’entreprise

d) motive les employés

e) développe l’atmosphère et l’esprit d’équipe

f) permet d’établir de bons rapports

g) fortifie le moral des employés

h) contribue à promouvoir la culture et les valeurs de l’entreprise

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4.5 planifier les réunions du personnel

a) déterminer s’il faut tenir régulièrement des réunions du personnel, par exemple :

• tenir des réunions pour :
  • annoncer des nouvelles
  • féliciter les membres de l’équipe de leurs succès
  • revoir les politiques et procédures
  • discuter des problèmes
  • encourager les commentaires des employés
  • prendre des décisions
  • promouvoir de nouvelles méthodes de travail proposées par les employés

b) organiser la réunion :

• choisir un lieu approprié (ex. : en fonction du nombre d'employés)
• choisir la date et l'heure en tenant compte des facteurs suivants :
  • horaires
  • heures ouvrables
  • temps nécessaire à la discussion
• prévoir le matériel nécessaire

c) préparer l'ordre du jour, y inclure notamment :

• la date, l'heure et le lieu de la réunion
• la personne qui présidera
• la personne qui prendra le procès-verbal
• les personnes qui feront des exposés
• les sujets de discussion :
  • les organiser par ordre d'importance
  • prévoir le temps alloué à chaque sujet
• des pauses, si nécessaire

d) annoncer la réunion aux employés :

• communiquer l'ordre du jour à l'avance (ex. : distribuer, afficher)
• demander aux employés qui seront absents de l’indiquer
• indiquer le matériel de soutien requis

e) s'assurer que tout est prêt pour la réunion, par exemple :

• la salle est correctement aménagée
• la documentation est disponible (ex. : aides visuelles, textes à distribuer)

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4.6 animer une réunion du personnel

a) commencer la réunion à l'heure

b) respecter l'ordre du jour :

• expliquer le but de la réunion
• discuter de tous les sujets prévus

c) contrôler la réunion, par exemple :

• ne pas s'écarter du sujet
• encourager les commentaires de tous les employés
• limiter le temps de discussion
• remettre les questions non résolues à la réunion suivante

d) s'entendre sur une ligne d’action :

• établir un échéancier et déléguer les tâches à entreprendre

e) tenir le procès-verbal de la réunion; mentionner notamment :

• les présences
• les décisions prises
• le suivi requis
• la date de la réunion suivante

f) terminer la réunion à l'heure convenue

g) remercier les employés de leur participation

h) effectuer le suivi, au besoin (ex. : évaluer la réunion, distribuer le procès-verbal aux participants)

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4.7 identifier le but de la supervision du travail

Elle vise à :

a) assurer un leadership et une direction

b) guider la performance des employés sur le plan individuel et collectif

c) assurer une formation

d) évaluer le rendement

e) fournir un environnement sécuritaire

f) promouvoir la communication (ex. : permet de fournir et de recevoir des commentaires)

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4.8 superviser les employés

a) revoir :

• l'horaire de travail
• les tâches à accomplir
• les exigences de l’emploi pour les employés

b) établir des rapports de travail avec les employés :

• passer du temps avec le personnel pendant les heures de travail :
  • demander aux employés comment va leur travail
  • expliquer comment faire les choses
  • solliciter des idées de la part des employés

c) communiquer, verbalement et par écrit, les consignes des tâches à effectuer :

• s'assurer que les employés comprennent les consignes et les exigences de rendement (ex. : demander aux employés de paraphraser)

d) avertir les employés des dangers d'accident

e) surveiller le rendement des employés :

• veiller à ce que les tâches et les procédures soient effectuées :
  • conformément aux instructions
  • dans les délais convenus

f) fournir une rétroaction aux employés (ex. : assurer leur encadrement)

g) solliciter des idées et l’assistance des employés (ex. : sur les procédures et les méthodes)

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4.9 promouvoir le travail d'équipe

a) maintenir une communication régulière avec les employés :

• tenir des réunions
• distribuer les informations au moyen de :
  • bulletins
  • feuilles d'information
  • notes de service
  • courrier électronique
  • messages, notes et bulletins affichés

b) solliciter des commentaires :

• être ouvert aux commentaires des employés
• indiquer aux employés comment leurs commentaires ont été utilisés

c) affecter les employés qui ont des habiletés complémentaires au même projet/à la même tâche

d) encourager les relations de travail et communications positives entre les employés :

• reconnaître les caractéristiques propres à chaque employé (ex. : points forts, faiblesses, traits de caractère)

e) chercher à atteindre un consensus parmi les membres de l'équipe

f) encourager les employés à collaborer avec le personnel d’autres entreprises pour partager leur savoir

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4.10 motiver les employés

a) reconnaître que les employés sont motivés de différentes façons

b) veiller à ce que les employés sachent ce que l’entreprise attend d’eux

c) déterminer ce qui motive chaque employé (ex. : reconnaissance, promotions, primes, tâches exigeantes)

d) connaître les points forts et les faiblesses des employés (ex. : les interroger, les observer)

e) savoir déléguer efficacement (ex. : s'assurer que les habiletés et intérêts correspondent au poste et aux affectations)

f) utiliser les renforcements positifs pour reconnaître les réalisations individuelles et collectives, par exemple :

• faire des compliments
• dire « merci » pour un travail bien exécuté
• élaborer des mesures incitatives en fonction du rendement fourni

g) encourager :

• le partage des connaissances
• les suggestions relatives au développement et à la diversification de l'entreprise
• la formation et l'éducation continues
• les possibilités de perfectionnement personnel
• les activités sociales

h) être sensible aux commentaires des employés :

• donner suite aux commentaires (ex. : dire à l'employé comment a servi sa suggestion)
• reconnaître la contribution des employés en présence de leurs pairs

i) surveiller les niveaux du moral des employés :

• être attentif aux symptôme de découragement (ex. : absentéisme, mauvais rendement)
• solliciter des commentaires
• solliciter des suggestions

j) fournir :

• un milieu de travail confortable
• une rétroaction constructive
• de l'aide si nécessaire

k) traiter les problèmes avant qu'ils s'aggravent

l) tenir les employés bien informés (ex. : réunions régulières, notes de service)

m) établir des objectifs réalisables et mesurables

n) fournir aux employés les outils et la formation nécessaires à la bonne exécution des tâches

o) adopter et démontrer les comportements et attitudes souhaitables (ex. : diriger en donnant l’exemple)

p) surveiller le rendement

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4.11 se préparer à l'évaluation du rendement

a) utiliser un format standard pour assurer l'uniformité et l'objectivité de l'évaluation

b) revoir la procédure et les critères d'évaluation avec les employés (ex. : permettre aux employés d'effectuer leur auto-évaluation à titre de comparaison)

c) solliciter des commentaires auprès des collègues de travail de l’employé évalué

d) préparer des notes

e) choisir un lieu confortable

f) s'entendre avec l'employé sur la date et l'heure de l'évaluation :

• éviter toute interruption (ex. : activer la fonction du téléphone « ne pas déranger »)

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4.12 effectuer l'évaluation du rendement

a) saluer l'employé :

• le mettre à l'aise

b) commencer et terminer par un commentaire positif

c) demander l'auto-évaluation écrite et verbale de l'employé

d) comparer le rendement aux critères établis

e) fournir des commentaires sur les habiletés, les connaissances et les attitudes

f) offrir des recommandations en vue de l'amélioration de l'employé :

• demander l’avis de l’employé

g) s'entendre sur certains buts :

• buts à court terme :
  • établir des délais de réalisation
• buts à long terme, compte tenu :
  • des points forts et des points à améliorer
  • des besoins en matière d'éducation et/ou de formation

h) solliciter des commentaires sur les politiques et procédures qui affectent le rendement

i) effectuer le suivi :

• mettre en œuvre les mesures incitatives et les programmes de formation, au besoin
• mettre par écrit les données pertinentes à l'évaluation du rendement :
  • la faire signer à l’employé
  • lui remettre une copie
• classer les résultats dans le dossier
• mettre à jour la description de tâches, si nécessaire
• fixer la date de la prochaine évaluation
• surveiller les progrès de l'employé

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4.13 traiter les problèmes de rendement

a) rechercher le problème :

• trouver la source du problème
• déterminer l'impact sur les autres

b) discuter du problème en privé

c) mettre l'accent sur les problèmes et non pas la personnalité

d) collaborer sur des stratégies de résolution de problème :

• aider l'employé, si possible, ou le référer à un organisme compétent (ex. : Alcooliques Anonymes)

e) demander un changement de comportement :

• décrire les conséquences du non-respect des consignes

f) surveiller le rendement de l'employé pour confirmer que le problème est résolu

g) si le problème persiste, déterminer des sanctions appropriées :

• déterminer la gravité de l'infraction en tenant compte, par exemple :
  • des dangers éventuels pour l’entreprise, les clients et les autres employés
• déterminer les sanctions en tenant compte, par exemple :
  • de l'ancienneté de l'employé
  • des sanctions disciplinaires précédentes
  • de la provocation (ex. : bagarre)
  • de la préméditation
  • du refus d'admettre la faute (ex. : absence de remords)
  • des politiques en matière de discipline, par exemple :
    • faute mineure (ex. : fumer au poste de travail), réprimander l’employé
    • faute sérieuse (ex. : absences sans motif, insultes, manque de respect), donner un avertissement officiel
    • faute majeure (ex. : vol, ivresse, fraude, harcèlement), renvoyer l'employé

h) appliquer les mesures de discipline :

• rester calme
• choisir un endroit à l'écart des autres employés et des clients
• assurer la présence d'un témoin, si nécessaire
• s'assurer que l'employé comprend les conséquences, la politique de l'entreprise et la faute commise

i) mettre les détails par écrit, par exemple :

• date
• changement de conduite requis
• conséquence décrite

j) pour une faute sérieuse, signer le document et demander à l'employé de le signer, si possible :

• classer le document
• remettre une copie du document à l'employé