Catégorie F : Exploitation

Habileté 3 : Gérer les produits et les services

3.1 acheter le matériel, les produits et les services auprès des fournisseurs

a) choisir le matériel, les produits et les services en tenant compte, par exemple :

• du flux de trésorerie
• du coût
• des tendances de l’industrie
• des conditions locales
• des besoins du marché-cible
• des produits offerts par la concurrence
• de la rentabilité des produits et services proposés
• de la réputation des produits et services dans la région
• de l’aire d'entreposage disponible

b) se renseigner sur les fournisseurs :

• consulter les sources, par exemple :
  • pages jaunes
  • associations industrielles
  • pairs
  • autres exploitants
• déterminer :
  • la qualité des produits et services
  • les antécédents financiers
  • la réputation
  • l'emplacement
• communiquer avec les fournisseurs pour déterminer :
  • la gamme de produits et de services offerts
  • le prix unitaire, les ristournes et la quantité minimale à commander
  • la politique de livraison, par exemple :
    • qui paie les frais d'expédition (ex. : franco à bord [FAB])
    • qui paie l’assurance
    • jours de livraison
    • fréquence
  • la politique de règlement, par exemple :
    • les modalités de paiement acceptées
    • les ristournes en fonction du volume
    • les rabais pour paiement hâtif
    • la ligne de crédit disponible
  • le soutien disponible, par exemple :
    • facilité de contact
    • possibilité de retourner la marchandise sans problème
    • matériel d'étalage
    • livraison des produits sensibles à la température
    • livraison des commandes urgentes

c) comparer les fournisseurs

d) choisir le meilleur fournisseur :

• consigner :
  • le nom de la personne-ressource
  • l'adresse postale
  • les numéros de téléphone et de télécopieur
  • l'adresse électronique, le cas échéant

e) consigner les données pertinentes relatives aux procédures d'achat (ex. : date limite, délais de livraison)

f) communiquer les procédures aux personnes responsables des achats :

• effectuer un suivi (ex. : veiller au respect des procédures)

g) commander les fournitures :

• négocier les prix dans la mesure du possible (ex. : le prix des articles de grande vente est peut-être négociable)

h) entretenir de bonnes relations avec les fournisseurs, par exemple :

• effectuer les paiements à la date d'échéance ou avant :
  • communiquer avec le fournisseur pour convenir d'autres modalités, si nécessaire
• communiquer régulièrement avec les fournisseurs pour obtenir des renseignements sur :
  • les nouveaux articles
  • les promotions
  • les recommandations
• fournir une rétroaction positive
• respecter les principes d’éthique (ex. : signaler les erreurs avantageuses pour soi)

i) surveiller périodiquement les services des fournissseurs :

• renégocier les conditions, si nécessaire

table des matières  |   

3.2 décrire les avantages d'une gestion systématique des stocks

a) contrôle les coûts :

• en repérant les stocks anciens ou difficiles à écouler
• en consignant l'utilisation, les marchandises retournées et les changements de prix
• en identifiant les écarts (ex. : la freinte de stock)
• en réduisant les frais généraux (ex. : permet de réduire les frais d’entreposage)

b) améliore la sécurité :

c) permet de gérer les achats, par exemple :

• améliore la capacité de prévoir des ventes
• permet de modifier les fonds investis dans les stocks
• permet de repérer les produits de consommation courante qui doivent être re-commander

d) donne des données de base qui permettent de modifier les prix :

• identifie :
  • les augmentations ou baisse des coûts
  • les marchandises difficiles à écouler qui feront l’objet d’une démarque de prix avant saison

e) assure une production continue

f) maximise les ventes

table des matières  |   

3.3 suivre les procédures de gestion des stocks

a) commander la marchandise en quantités susceptibles d'être vendues dans des délais raisonnables :

• tenir compte du taux de renouvellement des stocks
• déterminer les niveaux de réapprovisionnement des stocks

b) réceptionner la marchandise :

• repérer les produits ou les emballages endommagés

c) mettre à jour le système de contrôle des stocks, par exemple :

• feuilles d'inventaire
• bons de réquisition
• fiches de casier
• livre de magasin
• systèmes de point de vente

d) surveiller les stocks :

• faire l'inventaire selon les besoins (ex. : mensuellement, annuellement)
• comparer la prise d'inventaire et les ventes réalisées :
  • examiner les écarts (ex. : les pénuries, les avaries)
  • prendre note des articles rejetés
  • analyser les articles difficiles à écouler, par exemple :
    • réduire le prix ou renvoyer l’article, si nécessaire
    • consigner tout changement de prix
• assurer la rotation des stocks (ex. : utiliser la méthode du premier entré, premier sorti [PEPS])
• vérifier les articles portant une date limite d'utilisation et prendre les mesures nécessaires, au besoin (ex. : vendre à prix de rabais, obtenir un remboursement, jeter)

e) assurer la sécurité des aires d'entreposage :

• mettre sous clé les articles coûteux et les produits dangereux

f) assurer de bonnes conditions d'entreposage (ex. : température, lumière, humidité, sécurité, organisation, accessibilité, propreté)

g) passer les commandes de réapprovisionnement en produits et fournitures, selon le besoin

table des matières  |   

3.4 suivre les procédures de réceptionnage

a) comparer la facture au bon de commande :

• repérer toute modification de prix

b) examiner la marchandise reçue pour vérifier :

• le nombre d'articles
• les articles manquants :
  • confirmer si la livraison est différée ou si la commande est à renouveler
• les substitutions
• les articles endommagés, abîmés ou de mauvaise qualité

c) vérifier la conformité des données d'identification de produit (ex. : numéro de pièce, relevés des transferts)

d) noter les irrégularités :

• présenter une réclamation ou demande de remboursement au fournisseur ou au transporteur

e) mettre les notes de crédit à part en vue d'en assurer le suivi

f) soumettre la facture à la comptabilité en vue de son règlement

g) entreposer les stocks en lieu sûr, selon les besoins, par exemple :

• suivre les consignes du Système d'information sur les matières dangereuses utilisées au travail [SIMDUT] pour les produits chimique

h) assurer la sécurité des stocks

i) entrer la marchandise reçue dans le système d’inventaire