Catégorie F : Exploitation

Habileté 1 : Gérer les activités de bureau

1.1 décrire les avantages de la technologie

a) aide à gérer la charge de travail

b) économise du temps

c) augmente l’exactitude

d) augmente l’efficacité de :

• la tenue de dossiers
• la prise d’inventaire

e) augmente le rayonnement de l’entreprise de façon économique (ex. : numéro 800)

f) permet le maximum d’exposition à un coût minime (ex. : site Web)

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1.2 surveiller les activités de bureau

a) veiller à remplir systématiquement les fonctions administratives, concernant notamment :

• les dossiers :
  • le registre de paie
  • les listes de distribution
  • les dossiers du personnel
  • les données relatives au marketing
  • l'inventaire
  • les ventes
  • la maintenance et l'entretien
  • les finances
  • les achats
  • la sécurité
  • les comptes à recevoir
  • les permis et les assurances
• l’achat et l’entretien de l’équipement
• l’achat de matériel
• l’entretien :
  • des systèmes de communication (ex. : téléphone, répondeurs, messagerie vocale, courrier électronique)
  • des systèmes de rangement (ex. : classement des documents)

b) évaluer les fonctions de bureau :

• faire les changements requis

c) revoir le calendrier des activités administratives (ex. : recettes quotidiennes, versements d'impôt trimestriels, renouvellement annuel de permis) :

• revoir le calendrier selon le besoin :
  • communiquer les changements aux employés

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1.3 mettre en œuvre les politiques et procédures

a) revoir les politiques et procédures en vigueur :

• tenir compte des influences extérieures, par exemple :
  • la responsabilité légale possible
  • les conditions imposées par les assurances
  • les normes du travail
  • les contraintes relatives aux baux

b) s’assurer que les employés connaissent et comprennent les politiques et les procédures relatives au crédit :

• tenir compte des influences internes (ex. : pratiques de travail)

c) identifier les sujets de préoccupation ou les possibilités d’amélioration :

• faire un remue-méninges, par exemple :
  • solliciter des commentaires auprès des employés
  • consulter d'autres exploitants, des associations professionnelles et des experts-conseils
  • revoir les commentaires des clients

d) obtenir les autorisations nécessaires (ex. : des partenaires ou du conseil d'administration)

e) préparer par écrit une nouvelle version des politiques et procédures, indiquant :

• les changements apportés à l'exploitation
• la date d'entrée en vigueur des changements

f) communiquer les changements aux intervenants

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1.4 tenir un système de dossiers

a) revoir le système d'archivage des dossiers

b) suivre les méthodes appropriées de sauvegarde électronique (ex. : double copie)

c) tenir les dossiers avec exactitude et à jour, par exemple :

• conserver ou supprimer les données anciennes ou les dossiers périmés (ex. : conformément à la loi)
• assurer la mise à jour

d) conserver les dossiers en lieu sûr (ex. : conserver les dossiers essentiels dans un autre local)

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1.5 gérer le service de la paie

a) consigner les données relatives à la paie pour chaque employé, y compris :

• la durée de la période de paie
• le taux de rémunération
• l'unité de temps de travail utilisée pour la période de paie (ex. : heure, jour)
• les taux utilisés pour calculer :
  • les commissions
  • les plans incitatifs
• le versement des gratifications, s'il y a lieu
• les retenues sur la paie (ex. : impôt sur le revenu, assurance-emploi, régime d'avantages sociaux, avance de fonds, régimes de pensions)
• les dispositions spéciales, si nécessaire (ex. : REER, virement automatique, paie de vacances)

b) préparer la paie

c) distribuer la paie au personnel

d) mettre les dossiers à jour

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1.6 administrer le programme d'avantages sociaux

a) remettre les contributions exigées de l'employeur et des employés, par exemple :

• Régime de pensions du Canada
• Assurance-emploi
• assurance-santé
• indemnisation des travailleurs

b) présenter les demandes selon le besoin :

• consigner les renseignements pertinents (ex. : nom, date, montant)
• faire parvenir la demande à l'assureur
• mettre les dossiers à jour (ex. : date d'envoi, date de réception)

c) revoir le programme d'avantages sociaux annuellement :

• évaluer les avantages en fonction du coût
• solliciter des commentaires auprès des employés

d) effectuer le suivi requis (ex. : maintenir ou remplacer le programme d'avantages sociaux)

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1.7 surveiller les procédures de contrôle de l’encaisse

a) revoir les procédures concernant les comptes créditeurs (ex. : paie, programme d’avantages sociaux)

b) revoir les procédures concernant les comptes débiteurs :

• modalités de paiement (ex. : prépayé, contre remboursement [CR], dans les 30/60/90 jours)

c) revoir les politiques de crédit, par exemple :

• élaborer des formulaires de demande
• déterminer qui est habilité à autoriser le crédit
• établir des limites de crédit

d) revoir les directives concernant les achats, par exemple :

• les procédures pour les fournisseurs
• les produits et les quantités à acheter
• les produits assujettis à la taxe et exempts de taxe
• les fournisseurs préférés et leurs remplaçants
• les rabais et escomptes
• les prix incitatifs en fonction du volume
• les modalités d’approbation

e) revoir les directives de tenue de caisse, par exemple :

• le système de petite caisse
• la quantité d’argent en caisse et les mesures de sécurité
• la personne responsable du retrait de l’excédent pour dépôt au service de la comptabilité
• la politique d’acceptation concernant :
  • les chèques (ex. : personnels, d’affaires, de voyages)
  • les cartes de crédit
  • les cartes de débit
  • les devises étrangères
  • les chèques du gouvernement
  • les comptes de membre
  • les mandats

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1.8 appliquer la procédure relative aux comptes clients

a) utiliser des factures prénumérotées indiquant :

• le numéro de TPS
• le nom et l’adresse du client
• la description et le nom des produits et des services
• le prix, y compris les taxes et les frais de gestion
• les modalités de paiement
• les rabais pour paiement anticipé
• le taux d’intérêt exigé pour les paiements tardifs
• la méthode de paiement
• le nom/numéro d’identification du vendeur
• la date de vente

b) facturer tout de suite après la vente

c) envoyer la facture au client

d) inscrire les montants à recevoir au grand journal

e) mettre à jour le fichier des clients

f) envoyer les relevés de compte aux clients

g) recouvrer les paiements :

• noter la date de réception du paiement
• inscrire le paiement dans le système
• émettre un reçu

h) revoir les comptes impayés chaque mois :

• les ventiler chronologiquement (ex. : 30, 60, 90 et 120 jours) :
  • calculer les frais d’intérêts

i) recouvrer les comptes impayés (ex. : utiliser une agence de recouvrement, recourir à la cour des petites créances)

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1.9 appliquer la procédure relative aux comptes fournisseurs

a) réserver du temps au traitement des comptes fournisseurs (ex . : hebdomadaire, mensuel)

b) déterminer les montants dus :

• traiter la TPS à part
• comparer les factures aux commandes et aux relevés de compte
• faire concorder les cotisations établies pour l’impôt :
  • examiner les divergences et faire appel, au besoin

c) organiser les paiements par ordre de priorité (ex. : identifier les rabais et les pénalités, payer les fournisseurs en premier)

d) émettre des chèques :

• veiller à ce que le compte en banque contienne des fonds suffisants
• inscrire les détails pertinents sur le talon de chèque ou la feuille de registre

e) inscrire les numéros de chèque et les dates de paiement sur les factures et relevés

f) envoyer les chèques

g) entrer le paiement dans le système

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1.10 gérer le système de petite caisse/rentrée des fonds

a) déterminer la documentation requise pour obtenir un fonds de petite caisse (ex. : bon de commande, écriture de journal chèque, bon de petite caisse)

b) garder le fonds de petite caisse en lieu sûr (ex. : dans un tiroir-caisse ou un coffre)

c) définir les critères devant régir :

• les débours de petite caisse, par exemple :
  • la personne qui peut autoriser les débours
  • l'utilisation des bons de petite caisse
  • la conservation de reçus justifiant les achats effectués
• l'utilisation du fonds de petite caisse, par exemple :
  • le montant maximal autorisé pour un seul achat
  • le type de produits à acheter

d) pour toute demande de fonds de petite caisse :

• remplir un bon indiquant :
  • la raison du débours
  • le nom du récipiendaire
  • le montant
  • la date
• inscrire ses initiales sur le bon et le faire signer par le récipiendaire
• remettre l’argent au récipiendaire
• classer le bon et le reçu pour les articles achetés

e) faire la caisse régulièrement :

• faire le résumé et le total des achats effectués sur le relevé de petit caisse
• compter l'argent comptant que contient le fonds de caisse
• déterminer le montant d'argent requis pour réapprovisionner le fonds de caisse

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1.11 travailler avec les institutions financières

a) déterminer les services offerts par les institutions financières, par exemple :

• les types de compte
• les frais applicables
• les procédures et options concernant les cartes de crédit et de débit
• le service à la clientèle
• les rabais offerts (ex. : pour le volume d’opérations, l’adhésion à certaines associations)
• la gamme de services offerts

b) s’entretenir avec les directeurs pour comparer la philosophie de leurs institutions respectives et celle de l’entreprise

c) comparer les institutions pour déterminer celle qui convient le mieux

d) fournir à l’institution financière les renseignements pertinents sur l’entreprise, par exemple :

• remplir les formulaires
• fournir :
  • le plan de l’entreprisse
  • le bilan financier
  • les documents de constitution en corporation

e) ouvrir des comptes et des lignes de crédit avec les institutions financières :

• établir des comptes distincts pour les frais d’exploitation et les taxes
• déterminer le ou les signataires autorisés

f) établir de bons rapports avec le personnel de l’institution financière :

• accorder une importance particulière au personnel clé, y compris à la direction
• parler en personne avec les employés, pas seulement au téléphone
• aborder le personnel avec une attitude positive et de l’assurance
• inviter les représentants à vous rencontrer dans l’entreprise :
  • faire preuve de méthodes de gestion responsables

g) faire les dépôts régulièrement (ex. : chaque jour ou semaine)

h) assurer la mise à jour régulière des comptes (ex. : chaque jour ou semaine) :

• surveiller les découverts
• investir les excédents statiques

i) faire concorder les comptes mensuellement

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1.12 étudier les possibilités de financement et faire des demandes

a) identifier les sources de financement, par exemple :

• agences gouvernementales
• institutions financières
• investisseurs privés

b) communiquer avec les sources de financement :

• confirmer la disponibilité des fonds
• déterminer les critères d’obtention (ex. : plan d’entreprise)

c) déterminer si le financement est :

• approprié
• avantageux pour votre entrerprise

d) faire la demande de financement :

• présenter la demande au complet et à temps
• confirmer que la demande a été reçue

e) si la demande est rejetée :

• demander des précisions
• modifier la demande, si possible :
  • la soumettre de nouveau
• examiner d’autres options

f) si la demande est acceptée :

• effectuer le suivi indiqué

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1.13 se conformer à la législation

a) déterminer quelles sont les lois pertinentes :

• les lois fédérales concernant, par exemple :
  • les codes du bâtiment
  • les eaux côtières
  • les produits de consommation (ex. : règles relatives à l'étiquetage, spécifications de l'Association canadienne de normalisation [CSA])
  • les biens et terres de la Couronne
  • la pêche
  • les sociétés
  • les droits de la personne
  • l’immigration
  • l’import-export de biens
  • les affaires autochtones
  • les droits et libertés (ex. : la Charte canadienne)
  • la fiscalité
• les lois provinciales/territoriales concernant, par exemple :
  • les normes d'emploi
  • la Loi sur les corporations
  • l’inscription au registre du commerce
  • l’environnement
  • les codes de prévention des incendies
  • la pêche et la faune (ex. : permis)
  • la circulation routière
  • les droits de la personne
  • les droits linguistiques
  • le transport et la vente de boissons alcoolisées
  • les véhicules automobiles
  • les parcs et les loisirs (ex. : permis)
  • la santé publique
  • la fiscalité
  • l'indemnisation des travailleurs
  • la manutention des matières dangereuses (ex. : Système d’information sur les matières dangereuses utilisées au travail [SIMDUT])
• les lois municipales/régionales concernant, par exemple :
  • l'inspection des bâtiments
  • les permis de construire
  • les permis obligatoires pour la tenue de certaines manifestations
  • les heures d'ouverture
  • l'émission de permis
  • la pose de panneaux
  • le zonage

b) déterminer où se trouvent les textes législatifs pertinents, par exemple :

• bibliothèques
• bureaux du gouvernement
• associations industrielles
• experts-conseils
• Internet

c) examiner les textes législatifs pertinents

d) conduire ses affaires et activités conformément à la Loi, par exemple :

• obtenir les permis réglementaires
• éliminer les déchets correctement
• conserver les curriculum vitæ

e) veiller au respect de la Loi (ex. : s'assurer que les employés connaissent les dispositions de la Loi et les respectent), par exemple :

• engager un expert-conseil pour assurer la mise en œuvre

f) se tenir au courant des modifications apportées aux lois, par exemple :

• entretenir des rapports avec d'autres exploitants et des associations industrielles
• solliciter des conseils sur le plan juridique et professionnel
• lire des publications (ex. : journaux, revues professionnelles, bulletins d'association)

g) analyser l’impact de la législation sur l’entreprise :

• proposer des recommandations sur des modifications éventuelles et des projets de loi :
  • communiquer avec :
    • les législateurs
    • les autorités du secteur industriel concerné
    • les associations professionnelles

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1.14 se conformer aux exigences relatives aux permis et aux assurances

a) vérifier :

• les conditions d'obtention et les dates de renouvellement des permis (ex. : pour l'entreprise, les véhicules )
• le type de protection requis ou recommandé, par exemple :
  • la propriété
  • l’invalidité
  • la sous-traitance
  • l'indemnisation des travailleurs
  • les stocks
  • le cautionnement
  • la responsabilité (ex. : en cas d’accidents ou de dommages matériels)
  • la personne-clé de l'entreprise
  • le partenariat
  • les pertes d'exploitation

b) vérifier auprès d’associations la possibilité de bénéficier de tarifs d’assurance collective

c) réévaluer périodiquement les besoins (ex. : la couverture reflète-t-elle les coûts de remplacement actuels?)

d) afficher les permis ainsi que l'exige la Loi